Déclaration de confidentialité entreprises

Déclaration de confidentialité des entreprises pour ‘Retailer of the Year Belgium’ édition 2023-2024, version de mars 2023

1. Introduction

« Retailer of the Year Belgium »/« Meilleure Chaîne de Magasins de Belgique »/« Webshop awards Belgium » fait partie de Q&A Insights BV. Nous traitons les données à caractère personnel avec soin et conformément aux lois et réglementations applicables afin de protéger votre vie privée. Q&A Insights BV est ‘le responsable du traitement’ des données à caractère personnel pour l'élection du « Retailer of the Year Belgium »/« Meilleure Chaîne de Magasins de Belgique »/« Webshop awards Belgium » 2023-2024.
Vous trouverez ci-dessous ce que vous pouvez attendre de nous et les règles auxquelles nous adhérons.

Cette déclaration de confidentialité s'applique à l'élection de meilleurechainedemagasins.be (et retaileroftheyear.be et webshopaward.be), marques de Q&A Insights BV, dont le siège social est situé à Amersfoort (Pays-Bas) et le siège d'exploitation à Koningin Wilhelminalaan 21 (3818 HN), inscrite au registre du commerce de la Chambre de commerce sous le numéro 58913009 (ci-après dénommée « Q&A »).

2. Définitions

Sauf disposition expresse contraire ci-dessous, les termes du présent règlement sont utilisés dans le sens qui leur est attribué par le règlement général sur la protection des données (ci-après: ’RGPD’).

Q&A: Q&A Insights BV (KVK 58913009).

Données personnelles: toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable (la personne concernée).

Traitement des données personnelles: toute opération ou ensemble d'opérations concernant les données personnelles, qu'elles soient ou non effectuées via des processus automatiques, y compris dans tous les cas la collecte, l'enregistrement, la commande, le stockage, la mise à jour, la modification, la récupération, la consultation, l'utilisation, la fourniture au moyen de transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, de regroupement, de mise en relation, ainsi que de protection, d'effacement et de destruction des données.

3. Domain d’application

Ce règlement s'applique à tous les traitements de données à caractère personnel au sein de Q&A dans le cadre de l'élection « Retailer of the Year Belgium »/« Meilleure Chaîne de Magasins de Belgique »/« Webshop awards Belgium ». Et non des données à caractère personnel que des particuliers/consommateurs ont fournies en qualité de particulier/consommateur (il y a une déclaration de confidentialité séparée).

Q&A s'assure qu'il se conforme à toutes les lois et réglementations applicables en matière de confidentialité, y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

4. Quelles données à caractère personnel traitons-nous ? Et dans quel but ?

Lorsque vous, en tant qu'entreprise, inscrivez votre organisation pour participer au concours « Retailer of the Year Belgium »/« Meilleure Chaîne de Magasins de Belgique »/« Webshop awards Belgium » ou que vous prenez contact avec nous au sujet du concours ou de nos services, nous recueillons les données suivantes :

  • prénom, nom, fonction, nom de l'entreprise, coordonnées de l'entreprise (y compris le pays), numéro de téléphone (numéro 04) et adresse e-mail professionnelle ou privée ;

Nous recueillons également l'historique des contacts, les données financières et les informations de paiement. Nous enregistrons les comportements d'ouverture et de clic sur les newsletters et les données relatives à l'utilisation de nos sites web. Nous utilisons ces données pour :

  • Permettre à votre entreprise de participer à l'élection du « Retailer of the Year Belgium »/« Meilleure Chaîne de Magasins de Belgique »/« Webshop awards Belgium » et à la cérémonie de remise des prix ou à des événements, et permettre des services supplémentaires tels que l'utilisation du logo du gagnant et l'acquisition de prospects.
  • Construire et maintenir une base de données CRM et faire de la gestion de compte.
  • Assurer l'administration financière.
  • Mener des actions de marketing.
  • Analyser nos services.
  • Répondre aux questions que vous soumettez par le formulaire de contact sur le site web www.meilleurechainedemagasins.be.

Outre les données à caractère personnel fournies par une organisation elle-même, nous pouvons collecter, enregistrer et traiter des données à caractère personnel supplémentaires concernant l'utilisation de notre ou de nos sites web. Il s'agit notamment de données sur l'équipement utilisé, telles que l'adresse IP, la version du système d'exploitation, les paramètres de l'appareil que vous utilisez pour consulter le site web, ainsi que de données sur l'utilisation du site web, telles que l'heure à laquelle vous vous rendez sur notre site et les sujets consultés. Ces données sont enregistrées et utilisées pour des analyses de comportement de visite et de clic sur le site web. Dans certains cas, les données à caractère personnel peuvent être validées par nos soins ou combinées avec des informations provenant de sources externes. C'est ainsi que nous maintenons nos données à jour.

5. Sur quelle base traitons-nous les données personnelles?

Dans la plupart des cas, la base est que le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie (ou à la prise des mesures à la demande de la personne concernée avant la conclusion du contrat). Les données de prospects et de relations peuvent être enregistrées dans la base de données CRM sur la base de l'« intérêt légitime ».

6. Qui traite les données personnelles?

Les données à caractère personnel ne sont traitées que par les employés de Q&A et uniquement dans la mesure où cela est nécessaire à l'exercice de leurs fonctions.

Les données à caractère personnel ne seront traitées que dans la mesure où elles sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités décrites au point 5.

Q&A maintient la confidentialité des données à caractère personnel dont elle a connaissance, sauf dans la mesure où toute réglementation l'oblige à les divulguer ou si cela découle de la tâche du responsable.

7. Accès aux données personnelles

Q&A stocke les données à caractère personnel, entre autres, dans les boîtes Outlook/Exchange à caractère personnel (y compris Office 365). Elle les stocke également dans un logiciel CRM (répondant au nom de « Qaro ») qu'elle a développé elle-même au profit de la gestion des relations et par événement à organiser dans des fichiers Excel. Chaque employé a accès à son propre Outlook / échange et à Qaro et aux fichiers Excel mentionnés. Le secrétariat a également accès au courrier de la direction.

Q&A utilise des serveurs cloud externes d'Exonet situés aux Pays-Bas ou des serveurs cloud de Microsoft situés en Europe pour le stockage des données.

Chaque utilisateur de données à caractère personnel a un devoir de confidentialité à l'égard des données auxquelles il a accès sur la base de cet accès.

8. Protection des données personnelles

Q&A prend des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour empêcher l'accès ou l'utilisation non autorisés des données à caractère personnel.

Q&A respecte l'obligation de signaler les fuites de données.

9. Fourniture de données personnelles

Q&A ne fournit pas vos informations à des tiers, sauf si l’autorisation en été donnée, ou si elle est obligée de le faire par la loi ou une décision de justice, ou si une telle disposition sert les finalités du traitement des données à caractère personnel. Nous concluons un accord de traitement avec des sociétés qui traitent vos données en notre nom afin d'assurer le même niveau de sécurité et de confidentialité de vos données. Q&A reste responsable de ces opérations de traitement.

Nous concluons des accords avec les entreprises auxquelles nous déléguons le traitement de vos données afin que celles-ci vous garantissent le même niveau de sécurité et de confidentialité de vos données que celui que nous vous offrons. Q&A conserve la responsabilité de la manière dont celles-ci sont traitées.

Dans le cas des événements auxquels vous participez et où des sponsors sont impliqués, Q&A fournira dans la plupart des cas une liste des noms des entreprises participantes aux sponsors. Les autres données (à caractère personnel) telles que votre adresse électronique/nom/prénom/numéro de téléphone/titre du poste/l’adresse de votre entreprise/pays, etc. ne seront partagées avec des sponsors/tiers qu'avec votre autorisation expresse. L'objectif du partage sera toujours mentionné.

10. Combien de temps les données sont-elles conservées ?

La période standard durant laquelle Q&A conserve des données est de 5 ans. Si la période de conservation de ces données est plus courte en raison de cas particuliers, Q&A l'indiquera pour chacun de ces cas particuliers. Par ailleurs, si des périodes légales de conservation doivent s’appliquer hors du contexte défini dans les deux phrases précédentes, Q&A respectera ces périodes légales de conservation.

11. Modifications de la déclaration de confidentialité

Q&A se réserve le droit de modifier cette déclaration de confidentialité à l'avenir. Vous trouverez la déclaration de confidentialité la plus récente sur le site web.

12. Droits des personnes concernées

Vous pouvez vous opposer aux droits qui vous sont accordés par le règlement général sur la protection des données concernant vos données à caractère personnel (c'est-à-dire votre droit à l'information, l'accès, la rectification/correction, la suppression, le droit à l'oubli, à restreindre le traitement des données, le droit à la portabilité des données et le droit de ne pas être soumis à une prise de décision automatisée) en contactant Sandra Jonker (secretariaat@qanda.nl).

Nous vous demanderons de vous identifier, sur la base d'une pièce d'identité valide. De cette façon, nous pourrons vérifier si nous fournissons les données à caractère personnel à la bonne personne.

Nous pouvons rejeter des demandes excessives concernant la fourniture d'informations. Il y a demande excessives lorsque, par exemple, vous nous contactez plus que la moyenne et nécessaire avec des demandes d'informations.

13. Plaintes

Vous pouvez signaler des plaintes à votre personne de contact chez Q&A, mais aussi par : secretariaat@qanda.nl (Sandra Jonker).

Vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle. L'autorité néerlandaise de protection des données contrôle le respect des règles juridiques relatives à la protection des données à caractère personnel. Les coordonnées de l'autorité néerlandaise de protection des données sont les suivantes :

Autoriteit Persoonsgegevens
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV La Haye
Pays Bas
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl
info@autoriteitpersoonsgegevens.nl