Déclaration de confidentialité entreprises
« Retailer of the Year Belgium »/« Meilleure Chaîne de Magasins de Belgique »/« Webshops Awards Belgium » fait partie de Q&A Retail (nom enregistré : Q&A Insights BV). Nous traitons les données à caractère personnel avec soin et conformément aux lois et réglementations applicables afin de protéger votre vie privée. Q&A Insights BV est ‘le responsable du traitement’ des données à caractère personnel pour l'élection du « Retailer of the Year Belgium »/« Meilleure Chaîne de Magasins de Belgique »/« Webshops Awards Belgium » 2024-2025.
Vous trouverez ci-dessous ce que vous pouvez attendre de nous et les règles auxquelles nous adhérons.
Cette déclaration de confidentialité s'applique à l'élection de meilleurechainedemagasins.be (et retaileroftheyear.be et webshopsawards.be), marques de Q&A Insights BV, dont le siège social est situé à Amersfoort (Pays-Bas) et le siège d'exploitation à Koningin Wilhelminalaan 21 (3818 HN), inscrite au registre du commerce de la Chambre de commerce sous le numéro 58913009 (ci-après dénommée « Q&A »).
Sauf disposition expresse contraire ci-dessous, les termes du présent règlement sont utilisés dans le sens qui leur est attribué par le règlement général sur la protection des données (ci-après : « RGPD »).
Q&A (retail): Q&A Insights BV (KVK 58913009).
Données personnelles: toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable (la personne concernée).
Traitement des données personnelles: toute opération ou ensemble d'opérations concernant les données à caractère personnel, qu'elles soient ou non effectuées via des processus automatiques, y compris dans tous les cas la collecte, l'enregistrement, la commande, le stockage, la mise à jour, la modification, la récupération, la consultation, l'utilisation, la fourniture au moyen de transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, de regroupement, de mise en relation, ainsi que de protection, d'effacement et de destruction des données.
Ce règlement s'applique à tous les traitements de données à caractère personnel au sein de Q&A dans le cadre de l'élection « Retailer of the Year Belgium »/« Meilleure Chaîne de Magasins de Belgique »/« Webshops Award Belgium ». Et non des données à caractère personnel que des particuliers/consommateurs ont fournies en qualité de particulier/consommateur (il y a une déclaration de confidentialité séparée).
Q&A s'assure qu'elle se conforme à toutes les lois et réglementations applicables en matière de confidentialité, y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Lorsque vous, en tant qu'entreprise, inscrivez votre organisation pour participer au concours « Retailer of the Year Belgium »/« Meilleure Chaîne de Magasins de Belgique »/« Webshops Award Belgium » ou que vous prenez contact avec nous au sujet du concours ou de nos services, nous recueillons les données suivantes :
Nous recueillons également l'historique des contacts, les données financières et les informations de paiement. Nous enregistrons les comportements d'ouverture et de clic sur les newsletters et les données relatives à l'utilisation de nos sites web. Nous utilisons ces données pour :
Outre les données à caractère personnel fournies par une organisation elle-même, nous pouvons collecter, enregistrer et traiter des données à caractère personnel supplémentaires concernant l'utilisation de notre ou de nos sites web. Il s'agit notamment de données sur l'équipement utilisé, telles que l'adresse IP, la version du système d'exploitation, les paramètres de l'appareil que vous utilisez pour consulter le site web, ainsi que de données sur l'utilisation du site web, telles que l'heure à laquelle vous vous rendez sur notre site et les sujets consultés. Ces données sont enregistrées et utilisées pour des analyses de comportement de visite et de clic sur le site web. Dans certains cas, les données à caractère personnel peuvent être validées par nos soins ou combinées avec des informations provenant de sources externes. C'est ainsi que nous maintenons nos données à jour.
Dans la plupart des cas, la base est que le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie (ou à la prise des mesures à la demande de la personne concernée avant la conclusion du contrat). Les données de prospects et de relations peuvent être enregistrées dans la base de données CRM sur la base de l'« intérêt légitime ».
Les données à caractère personnel ne sont traitées que par les employés de Q&A et uniquement dans la mesure où cela est nécessaire à l'exercice de leurs fonctions.
Les données à caractère personnel ne seront traitées que dans la mesure où elles sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités décrites au point 5.
Q&A maintient la confidentialité des données à caractère personnel dont elle a connaissance, sauf dans la mesure où toute réglementation l'oblige à les divulguer ou si cela découle de la tâche du responsable.
Q&A stocke les données à caractère personnel, entre autres, dans les boîtes Outlook/Exchange à caractère personnel (y compris Office 365). Elle les stocke également dans un logiciel CRM (répondant au nom de « Qaro ») qu'elle a développé elle-même au profit de la gestion des relations et par événement à organiser dans des fichiers Excel. Chaque employé a accès à son propre Outlook / échange et à Qaro et aux fichiers Excel mentionnés. Le secrétariat a également accès au courrier de la direction.
Q&A utilise des serveurs cloud externes d'Exonet situés aux Pays-Bas ou des serveurs cloud de Microsoft situés en Europe pour le stockage des données.
Chaque utilisateur de données à caractère personnel a un devoir de confidentialité à l'égard des données auxquelles il a accès sur la base de cet accès.
Q&A prend des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour empêcher l'accès ou l'utilisation non autorisés des données à caractère personnel.
Q&A respecte l'obligation de signaler les fuites de données.
Q&A ne fournit pas vos informations à des tiers, sauf si l’autorisation en été donnée, ou si elle est obligée de le faire par la loi ou une décision de justice, ou si une telle disposition sert les finalités du traitement des données à caractère personnel. Nous concluons un accord de traitement avec des sociétés qui traitent vos données en notre nom afin d'assurer le même niveau de sécurité et de confidentialité de vos données. Q&A reste responsable de ces opérations de traitement.
Nous concluons des accords avec les entreprises auxquelles nous déléguons le traitement de vos données afin que celles-ci vous garantissent le même niveau de sécurité et de confidentialité de vos données que celui que nous vous offrons. Q&A conserve la responsabilité de la manière dont celles-ci sont traitées.
Dans le cas des événements auxquels vous participez et où des sponsors sont impliqués, Q&A fournira dans la plupart des cas une liste des noms des entreprises participantes aux sponsors. Les autres données (à caractère personnel) telles que votre adresse électronique/nom/prénom/numéro de téléphone/titre du poste/l’adresse de votre entreprise/pays, etc. ne seront partagées avec des sponsors/tiers qu'avec votre autorisation expresse. L'objectif du partage sera toujours mentionné.
La période standard durant laquelle Q&A conserve des données est de 5 ans. Si la période de conservation de ces données est plus courte en raison de cas particuliers, Q&A l'indiquera pour chacun de ces cas particuliers. Par ailleurs, si des périodes légales de conservation doivent s’appliquer hors du contexte défini dans les deux phrases précédentes, Q&A respectera ces périodes légales de conservation.
Q&A se réserve le droit de modifier cette déclaration de confidentialité à l'avenir. Vous trouverez la déclaration de confidentialité la plus récente sur le site web.
Vous pouvez vous opposer aux droits qui vous sont accordés par le règlement général sur la protection des données concernant vos données à caractère personnel (c'est-à-dire votre droit à l'information, l'accès, la rectification/correction, la suppression, le droit à l'oubli, à restreindre le traitement des données, le droit à la portabilité des données et le droit de ne pas être soumis à une prise de décision automatisée) en contactant Sandra Jonker (secretariaat@qanda.nl).
Nous vous demanderons de vous identifier, sur la base d'une pièce d'identité valide. De cette façon, nous pourrons vérifier si nous fournissons les données à caractère personnel à la bonne personne.
Nous pouvons rejeter des demandes excessives concernant la fourniture d'informations. Il y a demande excessives lorsque, par exemple, vous nous contactez plus que la moyenne et nécessaire avec des demandes d'informations.
Vous pouvez signaler des plaintes à votre personne de contact chez Q&A, mais aussi par : secretariaat@qanda.nl (Sandra Jonker).
Vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle. L'autorité néerlandaise de protection des données contrôle le respect des règles juridiques relatives à la protection des données à caractère personnel. Les coordonnées de l'autorité néerlandaise de protection des données sont les suivantes :
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